Z wnioskiem o Order Uśmiechu dla dorosłego Przyjaciela mają prawo występować tylko i wyłącznie dzieci, tj. każda osoba, która nie ukończyła 18 lat. Międzynarodowa Kapituła Orderu Uśmiechu rozpatruje wyłącznie wnioski w formie pisemnej tradycyjnej – zgłoszeń przesłanych pocztą elektroniczną nie przyjmujemy. Nie ma żadnych formularzy wniosków, to od dzieci zależy jak będą one wyglądać – czy będą w formie listu czy albumu. Nie określa się ile dzieci powinno podpisać wniosek. Aby wniosek mógł trafić pod obrady Zarządu Kapituły musi zawierać:

– dokładne dane teleadresowe kandydata na Kawalera Orderu Uśmiechu,

– dokładną motywację za co dzieci pragną nagrodzić swojego kandydata Orderem Uśmiechu (jego dorobek na rzecz dzieci wykraczający poza wykonywany zawód),

– dane wnioskodawcy/ów

Mile widziane są zdjęcia, wycinki prasowe, rekomendacje, filmy, CD i inne dokumenty ilustrujące działalność kandydata. Kapituła informuje tylko o pozytywnie rozpatrzonych wnioskach. Z uwagi na ogromną ilość napływających zgłoszeń, niektóre wnioski mogą być rozpatrywane z poślizgiem nawet kilku lat. O kolejności rozpatrywania wniosków decyduje Zarząd Kapituły. W przypadku odrzucenia wniosku, Kapituła może rozpatrzyć kandydaturę ponownie, ale nie prędzej jak po 3 latach od roku odrzucenia wniosku. W tym celu potrzebne są dodatkowe wystąpienia dzieci. Kapituła nie udziela informacji o negatywnych decyzjach, nie odsyła wniosków zgłaszającym.